Squadr verwerkt gegevens van sportverenigingen en van hun leden, ouders en coaches. Deze verklaring legt uit welke gegevens dat zijn, waarom ze worden verwerkt en welke rechten daarbij horen. Squadr is een dienst van Merrick Marketing Services v.o.f.
Merrick Marketing Services v.o.f.
Dorpsstraat 25 · 4152 EM Rhenoy · KvK 70624070 · BTW NL858398485B01
info@merrick.nl · +31 6 1658 2019
Versie: september 2026
1.1. Voor de gegevens die een vereniging in Squadr zet, is de vereniging verwerkingsverantwoordelijke en is Merrick verwerker. De vereniging bepaalt welke gegevens erin komen, wat ermee gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven. Merrick verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging en legt dat vast in een verwerkersovereenkomst.
1.2. Voor de gegevens van de vereniging zelf en van haar contactpersonen, en voor facturering, ondersteuning en deze website, is Merrick verwerkingsverantwoordelijke. Daarop is deze verklaring rechtstreeks van toepassing.
1.3. Ben je lid, ouder of coach en heb je een vraag over je gegevens of over de teamindeling, richt die dan aan je eigen vereniging. Zij bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; Merrick mag daar niet zelfstandig over beslissen. Wij helpen de vereniging desgevraagd om een verzoek uit te voeren.
2.1. Leden. Naam, geslacht, geboortedatum, lidnummer, bondsnummer, e-mailadres, de datum van aanmelding, een eventuele opzegging met datum, en het team waarin het lid volgens de aangeleverde ledenlijst speelt.
2.2. Wensen, adviezen en relaties. Wat een lid, een ouder of een coach over een lid heeft doorgegeven, met de richting daarvan (wel of juist niet), een gewicht, de bron, de toelichting, het besluit van de commissie en de reden van dat besluit.
2.3. Beoordelingen door coaches. Per speler een inschatting van de speelinstelling op een schaal van recreatief tot prestatief, of het voorstel passend wordt gevonden, en een eventueel advies met toelichting.
2.4. Notities. Vrije aantekeningen die commissieleden bij een lid maken.
2.5. Indelingen. In welk team een lid per ronde staat, of daarvoor dispensatie nodig is en met welke status, en welke commissieleden wanneer welke wijziging hebben gedaan.
2.6. Communicatie. Welke berichten aan wie zijn verstuurd en wanneer, en de reacties die daarop binnenkomen. Verwerkt een vereniging inkomende e-mail in Squadr, dan worden ook die berichten opgeslagen bij het lid waar ze over gaan.
2.7. Gebruik. Van commissieleden en coaches worden aanmeldingen en handelingen gelogd, zodat achteraf te herleiden is wie wat heeft gewijzigd.
3.1. Uitsluitend om de vereniging in staat te stellen haar teamindeling voor te bereiden, vast te leggen en erover te communiceren, en om Squadr te leveren, te beveiligen en te onderhouden.
3.2. De grondslag ligt bij de vereniging. In de praktijk is dat het gerechtvaardigd belang van de vereniging bij een zorgvuldige en navolgbare teamindeling, of de uitvoering van het lidmaatschap. De vereniging beoordeelt dat zelf en legt het vast in haar eigen privacyverklaring.
3.3. Merrick gebruikt de gegevens van een vereniging niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame. Wel mag Merrick geanonimiseerde gegevens gebruiken om Squadr te verbeteren, in een vorm die niet tot een vereniging of een persoon is te herleiden.
4.1. Het ledenbestand van een sportvereniging bestaat grotendeels uit minderjarigen. Squadr is daarop gebouwd: er wordt niet meer over een lid vastgelegd dan voor de indeling nodig is, en oordelen over een lid worden altijd voorzien van een bron en een toelichting.
4.2. De vereniging is ervoor verantwoordelijk dat leden en hun ouders weten dat deze gegevens worden verwerkt, en op welke manier. Squadr helpt daarbij: het proces wordt vooraf aangekondigd, en elk lid dat iets heeft ingebracht krijgt na afloop te lezen wat ervan is gevonden en wat ermee is gebeurd.
4.3. Squadr vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst. Ze horen ook niet thuis in vrije tekstvelden als notities of toelichtingen.
5.1. Aanmelding en account. Naam van de vereniging, adres, KvK-nummer, en naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon. Nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren.
5.2. Facturering. Factuurgegevens en het aantal leden op de peildatum. Nodig voor de overeenkomst en voor de fiscale bewaarplicht.
5.3. Ondersteuning. Wat er in een vraag of melding staat en de correspondentie daarover. Grondslag: het gerechtvaardigd belang bij het kunnen helpen van klanten.
5.4. Demo of contactverzoek. De gegevens die iemand achterlaat via het contactformulier op deze website. Grondslag: het gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van een verzoek.
6.1. Binnen de vereniging: commissieleden zien alle teams, maar wijzigen alleen de leeftijdscategorieën en het geslacht waarvoor zij toegang hebben gekregen. Coaches zien via een persoonlijke link uitsluitend hun eigen team. Een lid ziet via een persoonlijke code uitsluitend zijn eigen gegevens.
6.2. Merrick schakelt voor Squadr derden in als verwerker, bijvoorbeeld voor hosting. De actuele lijst met subverwerkers hoort bij de verwerkersovereenkomst en wordt bijgewerkt zodra er iets verandert.
6.3. Squadr gebruikt voor enkele onderdelen een extern taalmodel, op dit moment uitsluitend dat van OpenAI: de toelichting bij de prognose, de duiding in het jaarrapport en het aanvullen van vertalingen. Daar gaan alleen geaggregeerde gegevens naartoe, zoals aantallen spelers per leeftijdscategorie. Namen, geboortedata, lidnummers, e-mailadressen en gegevens over individuele leden worden daar niet naartoe gestuurd, en gegevens uit Squadr worden niet gebruikt om modellen te trainen.
6.4. E-mail die Squadr namens een vereniging verstuurt, gaat via een mailserver die Merrick zelf beheert. De vereniging is de afzender van die berichten.
6.5. Gegevens worden alleen aan anderen verstrekt als de wet dat verplicht.
7.1. Zolang een vereniging Squadr gebruikt, blijven haar gegevens beschikbaar. Zij kan een seizoen of afzonderlijke gegevens zelf verwijderen.
7.2. Tot drie maanden na het einde van het abonnement kan de vereniging haar gegevens opvragen in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Daarna worden ze verwijderd, tenzij de vereniging eerder om verwijdering vraagt of een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. Verwijdering wordt schriftelijk bevestigd.
7.3. Facturen en de bijbehorende administratie bewaart Merrick zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
7.4. Correspondentie over ondersteuning wordt bewaard zolang die nodig is om de vraag af te handelen en daarna nog maximaal twee jaar.
8.1. Al het verkeer met Squadr verloopt versleuteld. E-mailadressen van leden worden versleuteld opgeslagen.
8.2. Toegang is afgeschermd per vereniging, per seizoen en per rol. Elke handeling van een commissielid wordt gelogd.
8.3. Coaches en leden loggen in met een eenmalige code of een persoonlijke link met een beperkte geldigheid, en hebben geen toegang tot de rest van het systeem.
8.4. Merrick meldt een datalek dat een vereniging raakt zonder onnodige vertraging bij die vereniging, zodat zij haar eigen meldplicht kan nakomen.
9.1. Squadr plaatst alleen een technisch noodzakelijke sessiecookie, die nodig is om een ingelogde gebruiker te herkennen. Die verdwijnt zodra de browser wordt gesloten. Daarvoor is geen toestemming vereist.
9.2. Deze website gebruikt geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Er is geen Google Analytics of vergelijkbare dienst actief.
10.1. De verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van het externe taalmodel dat in artikel 6.3 wordt genoemd. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en er gaan uitsluitend geaggregeerde gegevens naartoe.
11.1. Iedereen heeft het recht om zijn gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken, en om zijn gegevens over te laten dragen.
11.2. Gaat het om gegevens die een vereniging in Squadr heeft gezet, dien dat verzoek dan in bij die vereniging. Zij is verwerkingsverantwoordelijke en beslist erover. Merrick ondersteunt haar bij de uitvoering.
11.3. Gaat het om gegevens waarvoor Merrick zelf verantwoordelijk is, zoals die van een contactpersoon of een demoverzoek, stuur dan een bericht aan info@merrick.nl. Er volgt binnen vier weken een reactie.
11.4. Wie een klacht heeft over de verwerking van zijn gegevens, kan die indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Deze verklaring kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld als Squadr verandert of als de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op squadr.nl/privacy, met de maand van vaststelling erbij. Wijzigingen die van belang zijn voor verenigingen worden ook rechtstreeks gemeld.
13.1. Vragen over deze verklaring of over de verwerkersovereenkomst kunnen naar info@merrick.nl of +31 6 1658 2019.
Wil je de verwerkersovereenkomst inzien of heb je een vraag over hoe Squadr met gegevens omgaat? Neem gerust contact op.
Neem contact op Algemene voorwaarden