Hoe werken condities?

Wat verstaan we onder een ‘conditie’?

Een conditie is:

Een wens of advies over of een relatie met een speler. Elke conditie heeft een richting (positief of negatief), een gewicht (laag, middel, hoog) en een bron (coach, speler, ouder, enz.)

Condities worden in Squadr verzameld vanuit ontvangen adviezen en wensen via een evaluatieformulier of via e-mail, en zien er bijvoorbeeld zo uit:

Hoe condities werken

Squadr is gebouwd rond een zo transparant mogelijk indelingsproces. Wie een wens of advies indient, hoort te horen wat ermee gebeurd is. Dit artikel legt uit hoe dat in elkaar zit en waarom het zo werkt.

Het spanningsveld

Zodra je leden gaat vertellen wat er met hun verzoek is gebeurd, wordt elke beslissing een toezegging. En een toezegging kun je niet meer vrijblijvend terugdraaien: een eenmaal goedgekeurde wens kun je in alle fatsoen niet later alsnog afwijzen.

Daarom zijn beslissen en communiceren in Squadr twee gescheiden momenten.

Twee vragen die niet hetzelfde zijn

Bij elke conditie spelen twee losse vragen.

1. Vindt de club dit een terecht verzoek? Is het op tijd, is het onderbouwd, past het binnen het beleid? Daar heb je de indeling niet voor nodig - dat beoordeel je zodra het verzoek binnenkomt. Dit is de status van de conditie.

2. Is het gelukt? Dat blijkt pas uit de uiteindelijke teamindeling. Een volkomen terecht verzoek kan stranden omdat het team vol zit. Dit heet honorering.

Die twee door elkaar halen is de klassieke fout. Wie ze gelijkschakelt, kan niet meer zeggen: "we vonden dit een goed verzoek, het is alleen niet gelukt" - en dat is nu juist het meest voorkomende én het meest gevoelige bericht.

Drie momenten, drie rollen

Bij binnenkomst wordt geoordeeld. Een wens uit het ledenformulier, een advies van een coach, een mailtje van een ouder: op het moment dat je dat verwerkt, bepaal je of het verzoek wordt aangenomen. Elk binnengekomen verzoek wordt precies één keer verwerkt en krijgt precies één oordeel.

Op het planbord wordt geplaatst. Daar schuif je spelers en zie je conflicten ontstaan en oplossen. Geen oordelen - wel zichtbaar wat er gevraagd is en of het gelukt is.

Bij het sluiten wordt afgerekend. Een definitieve indeling kun je afsluiten. Squadr legt dan elke conditie naast de werkelijke plaatsing, en alles wat niet klopt moet worden opgelost voordat de indeling dichtgaat.

Wat afrekenen betekent

Vier situaties blokkeren het afsluiten:

• een conditie die nooit beoordeeld is;
• goedgekeurd maar niet gehonoreerd - je hebt iets toegezegd dat niet is waargemaakt. Verplaats de speler alsnog, of erken dat het niet gelukt is;
• afgekeurd maar tóch gehonoreerd - het lid krijgt wat het vroeg terwijl je nee zei;
• een negatief besluit zonder toelichting.

Pas als die lijst leeg is gaat de indeling dicht. Daarna klopt de administratie per definitie met de werkelijkheid - niet omdat het systeem dat zo definieert, maar omdat er iemand doorheen is gelopen.

Een afgesloten indeling ligt vast: geen slepen, geen wijzigingen. Heropenen kan, maar dat is een bewuste handeling die laat zien hoeveel mensen al bericht hebben gehad.

Vier uitkomsten, vier berichten

De twee vragen kruisen elkaar, dus er zijn vier combinaties. Het bericht aan het lid noemt ze allebei apart, als twee regels onder elkaar, zodat de beoordeling en de uitkomst niet door elkaar gaan lopen.

De tweede rij is de belangrijkste. Zonder die uitkomst zouden "wij wilden niet" en "het lukte niet" op hetzelfde neerkomen, en dat is precies het verschil dat een ouder wil horen.

De vierde rij is het geval afgekeurd maar toch gehonoreerd uit de lijst hierboven, dat je bij het afsluiten al opgelost hoort te hebben. Komt het er toch doorheen, dan zegt de mail er expliciet bij dat het op andere gronden zo is uitgekomen. Zonder die zin leest het lid een afwijzing terwijl hij precies zit waar hij om vroeg, en concludeert hij dat de regels blijkbaar niet gelden.

Wat er in het bericht staat

Eén mail per lid, met al zijn condities bij elkaar. Per regel wat er gevraagd is, wanneer het is ontvangen en via welke route (via jezelf, via je coach of via de club), en daaronder de beoordeling en de uitkomst als twee losse regels. Onderaan de mail staat uitgelegd waarom dat twee verschillende dingen zijn. Het interne veld Bron gaat nooit mee naar buiten.

Bij een relatieverzoek krijgt alleen de indiener bericht. De persoon naar wie verwezen wordt hoort niets - die heeft niets ingediend, en het enkele feit dat iemand hem genoemd heeft is al gevoelige informatie.

Een negatief verzoek is niet automatisch slecht nieuws: "liever niet in MO14-2" dat gehonoreerd wordt, is een succes. De toon volgt dus de uitkomst, niet de richting van het verzoek.

Twee cijfers in plaats van één

Omdat ook afgewezen verzoeken worden vastgelegd, meet Squadr twee dingen apart:

• Acceptatiegraad - hoeveel van alle binnengekomen verzoeken de club heeft aangenomen. Zegt iets over hoe je met verzoeken omgaat.
• Realisatiegraad - hoeveel van de aangenomen verzoeken daadwerkelijk zijn waargemaakt. Zegt iets over de kwaliteit van de indeling.

Samengevat

Elk verzoek dat binnenkomt wordt precies één keer beoordeeld, op het moment van verwerken. Die beoordeling staat vast in de condities. Bij het sluiten van de indeling wordt elke beoordeling naast de werkelijke plaatsing gelegd en moet elk verschil worden opgelost. Daarna krijgt iedereen die iets heeft ingediend bericht over de uitkomst.