Algemeen

Importeren

Leden, opzeggingen en coaches inlezen vanuit een CSV-bestand: het formaat, de verplichte kolommen en wat het controlerapport je vertelt.

Importeren

Squadr leest drie soorten bestanden in, elk vanaf het bijbehorende tabblad onder Seizoen:

Wat Waar Wanneer
Ledenlijst Seizoen > Leden aan het begin van het seizoen, en daarna bij elke ledenmutatie
Opzeggingen Seizoen > Opzeggingen zodra de ledenadministratie opzeggingen doorgeeft
Coaches Seizoen > Coaches nadat de ledenlijst is ingelezen, want de teams moeten bestaan

Zo verloopt een import

  1. Bestand kiezen. Het bestand wordt opgeslagen en gecontroleerd. Er wordt nog niets ingelezen.
  2. Rapport lezen. Je ziet welke kolommen zijn herkend, hoeveel regels bruikbaar zijn en welke regels afvallen met de reden erbij.
  3. Importeren. Alleen als je daarvoor kiest. Een voortgangsbalk laat zien hoe ver het is en de import kan tussentijds worden gestopt.

Regels met een fout blokkeren de rest niet: de goede regels gaan erin, de rest wordt gemeld. Verbeter die regels in het bestand en upload het opnieuw.

Het bestandsformaat

  • Bestandstype - alleen .csv. Een Excel-bestand (.xlsx) werkt niet; sla het in Excel op als CSV UTF-8.
  • Tekencodering - UTF-8. De byte order mark die Excel toevoegt is geen probleem. Een verkeerde codering herken je aan namen als Bjrn of Jorn in plaats van Björn en Joren.
  • Kopregel - verplicht, en het moet de eerste regel zijn. De volgorde van de kolommen maakt niet uit; Squadr zoekt ze op naam.
  • Scheidingsteken - puntkomma of komma. Squadr bepaalt zelf welke van de twee het is aan de hand van de kopregel.
  • Aanhalingstekens - een veld met een scheidingsteken erin zet je tussen dubbele aanhalingstekens: "Jansen; van". Een letterlijk aanhalingsteken in zo een veld verdubbel je.
  • Extra kolommen - kolommen die Squadr niet kent, worden genegeerd. Je hoeft de export dus niet uit te kleden; ze worden in het rapport wel als ongebruikt getoond.

Datums

Toegestaan zijn d-m-jjjj, dd-mm-jjjj en jjjj-mm-dd, met een streepje, schuine streep of punt als scheidingsteken. Deze schrijven dus allemaal dezelfde dag:

1-2-2011
01-02-2011
2011-02-01
01/02/2011

Een onmogelijke datum wordt geweigerd en niet stilzwijgend verschoven: 31-02-2011 levert een foutmelding op en wordt geen 3 maart.

Geslacht

M, V of X, of voluit Man en Vrouw. Squadr gebruikt de eerste letter.

Ledenlijst

Kolom Type Verplicht Ook herkend als
Lidnummer tekst, max 20 ja Clublidnummer, Relatienummer
Bondsnummer tekst, max 20 ja
Voornaam tekst, max 100 ja
Tussenvoegsel tekst, max 20 nee
Achternaam tekst, max 100 ja
Geslacht M / V / X ja
Geboortedatum datum ja
Team teamcode kolom wel, waarde niet Teamspeler, Teams
Email e-mailadres ja E-mail, Emailadres, E-mailadres
LidSinds datum ja Lid Sinds

Team is de teamcode zoals de vereniging die nu gebruikt, bijvoorbeeld MO14-2. Hieruit leidt Squadr de huidige indeling af.

Levert de ledenadministratie deze kolom als Teamspeler, dan staat er een opsomming in van alle teamlidmaatschappen, gescheiden door ^ en met de rol tussen haakjes:

MO9-1 (Speler )^ MO9-1 Zaal (Speler )^ MO10-1 (Speler )^ MO11-2 (Speler )

Die hoef je niet meer in Excel voor te bereiden; Squadr kiest er zelf een team uit, in deze volgorde:

  1. Alleen inschrijvingen met de rol Speler tellen mee. Proeflid, trainingslid en keeper zeggen niets over het team waarin iemand speelt.
  2. Het achtervoegsel Zaal gaat eraf: MO9-1 Zaal is hetzelfde team als MO9-1.
  3. De hoogste leeftijdscategorie wint. De opsomming is niet betrouwbaar op volgorde: bij MO8-2 ^ MO9-2 ^ MO7-2 speelt iemand in de MO9 en valt hij af en toe in bij de MO7.
  4. Bij een gelijke categorie wint de laatste: DO25-2 ^ DO25-2 Zaal ^ DO25-1 wordt DO25-1.
  5. Bij een team zonder leeftijd in de code, zoals Trimhockey of Funkey, telt alleen regel 4.

In het controlerapport staat onder Zo worden de waarden omgezet wat de afleiding met jouw bestand doet, zodat je dat kunt nakijken voordat er iets wordt ingelezen.

Staat er alleen een inschrijving als proeflid of trainingslid, dan is die persoon nog geen spelend lid en wordt de regel overgeslagen, met een melding.

Een lege waarde is geen fout: een nieuw lid dat nog in geen enkel team zit wordt gewoon ingelezen en komt ongeplaatst in zijn leeftijdscategorie te staan.

Email mag de waarde Geheim bevatten. Dat is geen fout maar de keuze van het lid om zijn adres niet te delen; het adres blijft dan leeg. Zonder e-mailadres kan een lid geen uitnodiging of bericht ontvangen.

Voorbeeld

Met een voorbereide teamkolom:

Lidnummer;Bondsnummer;Voornaam;Tussenvoegsel;Achternaam;Geslacht;Geboortedatum;Team;Email;Lid Sinds
10234;KNHB884512;Sanne;;de Groot;V;14-03-2011;MO14-2;sanne@example.nl;01-09-2019
10235;KNHB884513;Joren;van der;Meer;M;2-11-2010;JO16-1;Geheim;15-08-2020

Of rechtstreeks uit de ledenadministratie, met de kolom Teamspeler:

Lidnummer;Bondsnummer;Voornaam;Tussenvoegsel;Achternaam;Geslacht;Geboortedatum;Teamspeler;Email;Lid Sinds
10234;KNHB884512;Sanne;;de Groot;V;14-03-2011;MO9-1 (Speler )^ MO10-1 (Speler );sanne@example.nl;01-09-2019

Opzeggingen

Kolom Type Verplicht Ook herkend als
Lidnummer tekst, max 20 ja Clublidnummer, Persoonsnummer, Relatienummer
Opzegdatum datum ja Datum opzegging, Uitschrijfdatum

Een opzegging uit dit bestand krijgt de status Definitief: hij komt uit de ledenadministratie. Zegt een lid via het feedbackformulier zelf op, dan is dat Verwacht en telt het nog niet als vertrokken.

Staat een lidnummer niet in de ledenlijst van dit seizoen, dan krijg je daarvan een melding. De regel wordt wel ingelezen; meestal betekent het dat de ledenlijst nog moet worden bijgewerkt.

Voorbeeld

Lidnummer;Opzegdatum
10234;30-06-2026
10891;01-07-2026

Coaches

Kolom Type Verplicht Ook herkend als
Voornaam tekst, max 100 ja
Tussenvoegsel tekst, max 20 nee
Achternaam tekst, max 100 ja
Email e-mailadres ja E-mail, Emailadres, E-mailadres
Telefoon tekst, max 20 nee Telefoonnummer, Mobiel
Team tekst, max 50 ja Teamcode

Email is verplicht. Een coach zonder adres kan geen uitnodiging voor een evaluatie krijgen, en dan heeft de rij geen nut.

Team moet een team zijn dat in dit seizoen bestaat. Die teams komen uit de ledenlijst, dus lees die eerst in. Een coach van een onbekend team wordt in het rapport gemeld en overgeslagen.

Meerdere coaches bij een team mag: zet ze op aparte regels met dezelfde teamcode. Andersom mag ook: dezelfde persoon bij meerdere teams krijgt per team een eigen regel.

Voorbeeld

Voornaam;Tussenvoegsel;Achternaam;Email;Telefoon;Team
Marieke;;Bakker;marieke.bakker@example.nl;0612345678;MO14-2
Peter;van den;Broek;pvdbroek@example.nl;;JO16-1

Opnieuw importeren

  • Leden worden bijgewerkt op lidnummer binnen dit seizoen. Hetzelfde bestand mag dus zo vaak opnieuw als nodig; bestaande leden worden bijgewerkt, nieuwe toegevoegd. Handmatige correcties in Squadr worden daarbij wel overschreven door wat er in het bestand staat.
  • Opzeggingen worden bijgewerkt op lidnummer, dus ook die import mag herhaald worden.
  • Coaches worden bijgewerkt op de combinatie seizoen, e-mailadres en team. Dezelfde persoon bij twee teams blijft dus twee regels, en opnieuw inlezen levert geen dubbele coaches op.

Let op bij coaches: verandert het e-mailadres of de teamcode van een coach, dan is dat voor Squadr een andere coach. Er komt een nieuwe regel bij en de oude blijft staan. Verwijder die dan met de hand op het tabblad Coaches.

Wat er niet in het bestand staat, wordt niet verwijderd. Een lid dat uit de export verdwijnt, blijft in Squadr staan; daarvoor is het opzeggingenbestand.

Meldingen in het rapport

Melding Wat er aan de hand is
Er ontbreken verplichte kolommen Een kolom uit de tabel hierboven staat niet in de kopregel. Er kan dan niets worden ingelezen.
Deze regel heeft N velden terwijl de kopregel er M heeft Meestal een scheidingsteken in een waarde die niet tussen aanhalingstekens staat.
Geen geldige datum Verkeerde notatie of een onmogelijke datum.
Geen geldig e-mailadres Typefout, of een lege cel terwijl het veld verplicht is. Voor leden mag hier ook Geheim staan.
Verplicht veld is leeg De kolom staat er wel, maar deze regel heeft geen waarde.
Komt ook voor op regel N Hetzelfde lidnummer staat twee keer in het bestand; de laatste regel wint.
Dit team bestaat niet in dit seizoen Alleen bij coaches. Lees eerst de ledenlijst in, of controleer de teamcode.
Alleen proeflid of trainingslid Deze persoon speelt nog in geen enkel team en is dus nog geen lid. De regel wordt overgeslagen.
De afgeleide teamcode is te lang De afleiding uit de kolom Teamspeler leverde iets op dat geen teamcode kan zijn. Controleer die regel in het bestand.

Van elke soort worden de eerste honderd meldingen getoond; het aantal erboven staat erbij vermeld.

Meer over algemeen

Terug naar de volledige handleiding

Squadr gebruiken

Squadr kost € 250 per seizoen plus € 1 per lid, zonder limieten en per seizoen opzegbaar. Vragen over dit onderdeel? We laten het graag zien in een demo van een kwartier.

Direct starten Plan een demo