Algemeen
Coaches en leden om hun oordeel vragen over een indeling: instellen, uitnodigen, herinneren, nazenden en verwerken.
Een teamindeling maak je niet alleen. Coaches zien dingen die niet in de ledenlijst staan, en leden weten zelf het beste met wie ze graag spelen. Squadr haalt die kennis op in evaluatierondes: per indeling een afgebakende periode waarin je gericht om input vraagt.
De meeste verenigingen verzamelen die informatie al, maar dan verspreid over appjes, losse mails en gesprekken langs de lijn. Dat werkt tot het moment waarop iemand vraagt waarom zijn dochter niet in team 2 staat.
Wat je wint door het in een vaste vorm te doen:
Het kost een ronde extra werk aan de voorkant. Dat verdien je terug op het moment dat het spannend wordt.
| Coaches | Leden | |
|---|---|---|
| Waar gaat het over | de hele spelersgroep van hun team | de eigen indeling |
| Hoe komen ze binnen | persoonlijke link in de uitnodiging | lidnummer, geboortedatum en een code per e-mail |
| Wat vullen ze in | per speler akkoord of advies, eventueel speelinstelling, plus vrije vragen | blij met dit team of een voorkeur, en met wie ze graag samenspelen |
| Selectief in te stellen | nee, alle coaches van de ronde | ja, per team aan of uit |
| Herinnering mogelijk | ja | nee |
De coachevaluatie is de zwaarste bron: een coach beoordeelt een hele groep en zijn advies weegt daarnaar. De ledenfeedback is smaller maar persoonlijker, en levert vooral relatieverzoeken op.
Leden krijgen geen herinnering. Dat is een bewuste keuze: een coach heeft een taak, een lid doet iets vrijwilligs, en aandringen bij ouders en spelers levert meer irritatie op dan input.
Een evaluatieronde hoort bij precies één indeling. Coaches en leden reageren dus op die momentopname: de teams zoals ze er stonden toen de uitnodiging uitging.
Dat heeft een gevolg dat je moet kennen: kopieer je een indeling naar een volgende ronde, dan blijft de ontvangen feedback bij de oude ronde staan. Wat je uit die feedback hebt gemaakt (de condities) verhuist wel mee, want die hangen aan het lid en niet aan de indeling.
Werk daarom in deze volgorde: feedback ophalen, verwerken tot condities, en pas daarna kopiëren naar de volgende ronde. Zie Hoe werkt een indeling?.
Open de indeling en ga naar Evaluaties > Instellingen. Hier staat:
[@Deadline@]).Buiten de periode, of bij status gesloten, is het formulier dicht. Squadr weigert dan ook een uitnodiging te versturen: een mail naar een gesloten formulier is een belofte die je niet waarmaakt.
Op het tabblad Teams in dezelfde modal staat een lijst met alle teams van deze indeling, elk met een vinkje. Alleen spelers van de aangevinkte teams krijgen de vraag wat ze van hun voorlopige indeling vinden; een vinkje slaat zichzelf meteen op. Zet je Leden mogen feedback geven aan, dan verschijnt daarbij een herinnering om dat tabblad langs te lopen.
Waarom selectief: bij een selectieteam bepaalt de coach de samenstelling. Die spelers vragen wat ze ervan vinden wekt een verwachting die je niet kunt inlossen. Zij krijgen in de mail een regel die naar hun coach verwijst, en het formulier blijft voor hen dicht.
Dit raakt uitsluitend de leden. De coach van zo'n team krijgt gewoon zijn evaluatieverzoek: dat hangt niet aan dit vinkje, maar aan Te evalueren op dat team bij Seizoen > Teams (seizoensbreed, geldt voor alle rondes van dat seizoen).
Op het tabblad Vragen in dezelfde modal zet je extra vragen voor de coaches. Drie soorten: ja/nee, een score van 1 tot 5, of een open vraag. Gebruik ze spaarzaam; hoe langer het formulier, hoe lager de respons.
Ga naar Communicatie bij de indeling en maak een nieuwe e-mailing. Kies een sjabloon:
Het aantal ontvangers staat er meteen bij. Verstuur, en volg de voortgangsbalk; die kun je onderbreken en later hervatten zonder dat iemand de mail twee keer krijgt.
Elke coach krijgt een eigen link met een persoonlijk token. Leden loggen in met lidnummer en geboortedatum en krijgen een code per e-mail; hun adres moet dus in de ledenlijst staan.
Op het tabblad Evaluaties staan de reacties, met bovenaan een keuze tussen Coaches en Leden en een teller per soort. Per rij zie je wanneer de uitnodiging is verstuurd, wanneer het formulier is geopend en wanneer het is afgerond.
Klik een rij aan om de inhoud te zien. Coaches en leden hebben elk hun eigen scherm, want ze vullen iets heel anders in.
Blijft een coach hangen, dan maak je een nieuwe e-mailing met het sjabloon Herinnering coaches. Die gaat alleen naar coaches die:
Wie in de tussentijd alsnog invult, valt er vanzelf af. Het aantal ontvangers dat de modal toont is dus het echte aantal achterblijvers, niet het totaal aantal coaches.
Herinneren kan zo vaak als nodig. Bij de coach zie je Herinnerd op staan met de laatste keer.
Voeg je na het versturen nog een coach toe, dan hoef je niets over te doen. Open de verstuurde e-mailing en klik op Nazenden: die gaat alleen naar wie hem nog niet heeft gehad, met het aantal erbij. Wie hem al kreeg, krijgt niets.
Open de evaluatie van die coach en klik linksonder op Uitnodiging opnieuw versturen. Dat is letterlijk dezelfde mail met dezelfde link; de oude mail blijft ook gewoon werken. Er wordt geen nieuwe e-mailing aangemaakt en de teller loopt niet op.
De knop is grijs zolang er aan die coach nog nooit iets is verstuurd.
Ontvangen adviezen en wensen zijn nog geen condities. Ga naar Verwerk evaluaties om ze per speler langs te lopen: per verzoek kies je een gewicht en neem je het over, of je wijst het af met een reden.
Ook een afwijzing wordt vastgelegd. Zonder dat zou het verzoek nergens meer bestaan, telt het niet mee in je cijfers, en krijgt het lid er nooit bericht over. De reden die je opgeeft komt letterlijk in dat bericht, dus schrijf hem alsof de ouder meeleest. Want dat gebeurt ook.
Per indeling rekent Squadr twee losse cijfers uit:
Die twee bewust apart: een lage acceptatiegraad met een hoge realisatiegraad is een club die weinig belooft en veel waarmaakt. Andersom is een waarschuwing.
Daarnaast telt het aantal ontvangen wensen en adviezen mee op de indelingstegel, zodat je per ronde ziet hoeveel input er lag toen je die keuzes maakte.
Uitnodigen voordat de teams staan. Coaches beoordelen wat ze zien. Stuur de uitnodiging pas als de indeling een serieus voorstel is, anders krijg je feedback op een halve puzzel.
Een te ruime deadline. Vrijwel iedereen vult in op de laatste twee dagen. Een deadline van drie weken levert niet meer respons op dan één van tien dagen, alleen een langere wachttijd.
Feedback ophalen op een ronde die je al hebt gekopieerd. De reacties komen dan binnen bij de oude indeling, terwijl jij in de nieuwe werkt. Verwerk eerst, kopieer daarna.
Vergeten leden zonder e-mailadres. Zij kunnen niet inloggen, want de code gaat per mail. Controleer de ledenlijst voordat je de ledenfeedback openzet.
De ronde sluiten terwijl er nog mails onderweg zijn. Zodra de ronde dicht is of de einddatum voorbij, weigert het formulier iedereen, ook wie net op de link klikt.
Terug naar de volledige handleiding
Squadr kost € 250 per seizoen plus € 1 per lid, zonder limieten en per seizoen opzegbaar. Vragen over dit onderdeel? We laten het graag zien in een demo van een kwartier.
Direct starten Plan een demo