Algemeen
Het indelingsproces in rondes: basis, voorlopig en definitief, wat een testindeling is, en wat er per indeling aan vast hangt.
Een teamindeling maak je niet in één keer goed. Squadr deelt het proces daarom op in rondes. Elke ronde is een eigen indeling: een eigen momentopname van wie in welk team zit, met een eigen planbord, eigen feedback en een eigen score.
| Ronde | Waarvoor |
|---|---|
| Basis | De eerste indeling. Laat het planbord de teams in een keer opbouwen met de toverstaf, of maak ze zelf aan en verdeel de spelers met de hand. Hiermee vraag je de coaches om hun eerste feedback. |
| Voorlopig | Het eigenlijke werk. Je schuift spelers, verwerkt feedback en stuurt bij. |
| Definitief | De uitkomst. Deze ronde wordt afgesloten en gecommuniceerd. |
Een basisindeling kan technisch alles wat een voorlopige ook kan; het onderscheid is er om het proces herkenbaar te houden. Van basis en voorlopig mag je er meerdere maken. Een definitieve indeling kan er maar één per seizoen zijn: die wordt afgesloten en naar buiten gebracht, en twee eindstanden naast elkaar is geen eindstand.
Je bent dus niet beperkt tot één voorlopige ronde. Loopt het proces over meerdere overleggen, dan maak je gewoon een tweede en een derde. Elke ronde krijgt een eigen versienummer binnen zijn status, zodat je altijd kunt terugkijken hoe het voorstel zich heeft ontwikkeld.
Bij het aanmaken van een indeling kies je bovenin bij Baseren op waar je vandaan vertrekt:
Dit gaat niet vanzelf: kies je de ledenlijst, dan krijg je een lege puzzel, ook als er al rondes bestaan.
Op het planbord staat een knop met een toverstaf die de indeling in een keer opbouwt: teams aanmaken en alle spelers plaatsen. Het vertrekpunt is het team waarin een lid volgens de geuploade ledenlijst speelt, plus zijn leeftijd op de peildatum. Voor een basisindeling scheelt dat het grootste deel van het werk.
Je kiest daarbij of bestaande teams bij elkaar blijven of dat jaargangen worden gescheiden, en of er binnen een categorie op speelinstelling wordt gesorteerd. Hoeveel teams een categorie krijgt, bepaalt Squadr zelf op basis van het aantal spelers; dat kan dus afwijken van vorig jaar.
Zie het als een startpunt, niet als een uitkomst: daarna schuif je op het planbord verder. Je kunt de toverstaf ook op een gekopieerde ronde gebruiken, maar dan verdwijnt wat daar stond. Squadr vraagt daarom eerst om een bevestiging. De volledige uitleg staat bij Indeling - Planbord.
Een definitieve indeling en een testindeling kun je niet als vertrekpunt kiezen. De definitieve is het eindpunt van het seizoen, en een testindeling hoort geen formele ronde voort te brengen.
Kopiëren heeft twee gevolgen die je moet kennen:
Bij Aangemaakt van op het tabblad Details zie je van welke indeling een ronde is gekopieerd.
Naast de drie rondes bestaat de status Test. Een testindeling telt niet mee als formele ronde. Hij is bedoeld om vrijblijvend te kunnen puzzelen: wat gebeurt er als we deze lichting een jaar eerder laten doorstromen? Handig om live in een overleg te maken, te bekijken, en daarna weer weg te gooien.
Omdat een testindeling geen formele status heeft, hangt er ook geen proces aan: taken, evaluaties, communicatie en dispensaties zijn er niet. Wat wel werkt zijn het planbord en de score, en dat is precies waar het voor bedoeld is. Verwijderen kan zonder gevolgen.
Gebruik een testindeling nooit om echte feedback te verzamelen. Er kan geen mailing aan hangen en de uitkomst is niet te communiceren.
Het planbord - de feitelijke teamindeling van deze ronde. Elke ronde heeft zijn eigen planbord; verschuiven doe je altijd binnen één ronde.
Evaluaties - per indeling kies je of je feedback ophaalt bij de coaches, bij de leden, of bij allebei. Bij de leden kun je bovendien per team aanvinken wie er gevraagd wordt. Bij een selectieteam bepaalt de coach de samenstelling, en dan is die vraag alleen maar verwarrend.
E-mailings - een evaluatiemailing hangt altijd aan één indeling. Coaches en leden reageren dus op die indeling, niet op "de indeling" in het algemeen. Kopieer je daarna naar een nieuwe ronde, dan gaat de ontvangen feedback over de situatie van vóór die kopie.
Prognose - een doorkijk per indeling: hoe ziet de bezetting eruit als dít de definitieve indeling zou worden? Handig om te zien of teams te vol of te leeg dreigen te raken voordat je verder puzzelt.
Dispensaties - elke indeling heeft een eigen lijst met spelers die buiten hun leeftijdscategorie staan. Verschuif je iemand in een nieuwe ronde, dan verandert die lijst mee.
Score - elke indeling krijgt een eigen cijfer. Dat weegt drie dingen tegen elkaar af: hoeveel van de aangenomen verzoeken deze indeling waarmaakt, hoe goed de teams op maat zijn, en hoeveel spelers er al een plek hebben. Teamgroottes wegen het zwaarst, en openstaande conflicten drukken het cijfer. Zo zie je per ronde of een wijziging het voorstel beter of slechter maakte. Hetzelfde cijfer staat per leeftijdscategorie in de kop van elk paneel op het planbord.
De laatste ronde kun je afsluiten. Dat is meer dan een vinkje: het is het moment waarop het voorstel vaststaat.
Bij het afsluiten controleert Squadr elke conditie tegen de werkelijke plaatsing. Iemand die iets is toegezegd maar er niet staat, of andersom, moet eerst worden opgelost - afsluiten kan pas als er geen verschillen meer zijn. Daarna liggen de indeling en alle beoordelingen vast.
Pas ná het afsluiten kun je de leden bericht sturen over wat er met hun wensen is gebeurd. Dat is bewust die volgorde: zodra je iemand iets meedeelt, is het een toezegging, en die wil je niet meer hoeven terugdraaien.
Moet er tóch nog iets veranderen, dan heropen je de indeling. Zolang hij open staat is er niets vastgelegd en kun je gewoon verder werken.
Nog een overlegronde nodig? Kopieer naar een volgende voorlopige indeling en herhaal stap 5 tot en met 7.
Meer over hoe een los verzoek beoordeeld en gecommuniceerd wordt, staat in Hoe condities werken.
Terug naar de volledige handleiding
Squadr kost € 250 per seizoen plus € 1 per lid, zonder limieten en per seizoen opzegbaar. Vragen over dit onderdeel? We laten het graag zien in een demo van een kwartier.
Direct starten Plan een demo